МР 84.2-37552598-014:2014 Страховой фонд документации. Ведение и использование отраслевых и региональных страховых фондов документации

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Страховий фонд документації
ВЕДЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ГАЛУЗЕВИХ ТА РЕГІОНАЛЬНИХ СТРАХОВИХ ФОНДІВ ДОКУМЕНТАЦІЇ

МР-84.2-37552598-014:2014

Київ
Державна архівна служба України
2014

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (НДІ мікрографії)

РОЗРОБНИКИ: С. Бобрицький, канд. техн. наук; О. Журавель; І. Кривулькін, канд. фіз.-мат. наук; В. Мурзін (науковий керівник); М. Полтавський; І. Рева; Т. Саратовська; Л. Сухорецька

2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Державної архівної служби України від 29.07.2014 № 88

3 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

ЗМІСТ

1 Сфера застосування

2 Нормативні посилання

3 Терміни та визначення понять

4 Познаки та скорочення

5 Загальні положення

6 Порядок ведення страхового фонду документації

6.1 Довгострокове зберігання документів страхового фонду документації

6.2 Порядок внесення змін у документи страхового фонду документації

6.3 Порядок переведення документів страхового фонду документації на архівне зберігання

6.4 Порядок анулювання документів страхового фонду документації

7 Порядок використання страхового фонду документації

8 Порядок забезпечення користувачів копіями документів страхового фонду документації

Додаток А Зразки типових положень про службу (підрозділ) з питань створення та ведення страхового фонду документації центрального і місцевого органів влади

Додаток Б Перелік спеціальних установ страхового фонду документації України

Додаток В Перелік нормативно-правових актів та нормативних документів державної системи страхового фонду документації з питань ведення та використання страхових фондів документації

Додаток Г Форма Акта про відповідність мікрофільмів страхового фонду документації чинній документації

Додаток Д Зразок типового положення про комісію (групу) з питань створення та ведення страхових фондів документації підприємства, установи, організації

Додаток Е Форма річного графіка проведення робіт щодо ведення страхового фонду документації спеціальною установою страхового фонду документації

Додаток Ж Форма Переліку мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації, які підлягають переведенню на архівне зберігання або анулюванню

Додаток И Форма Узагальненого переліку мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації, які підлягають переведенню на архівне зберігання або анулюванню

Додаток К Форма Журналу інвентарного обліку мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації архівного зберігання

Додаток Л Форма Акта про вилучення для знищення мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації архівного та довгострокового зберігання

Додаток М Форма Журналу обліку Актів про вилучення для знищення мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації архівного та довгострокового зберігання

Додаток Н Форма Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду

Додаток П Форма Журналу обліку Заявок на забезпечення копіями документів страхового фонду

Додаток Р Форма Завдання на виготовлення копій документів страхового фонду

Додаток С Форма Журналу обліку завдань на виготовлення копій документів страхового фонду

Додаток Т Форма Журналу обліку електронних копій документів страхового фонду

Додаток У Форма інформаційного запиту щодо отримання інформації з Державного реєстру документів страхового фонду документації України

Додаток Ф Бібліографія

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Страховий фонд документації
ВЕДЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ГАЛУЗЕВИХ ТА РЕГІОНАЛЬНИХ СТРАХОВИХ ФОНДІВ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Методичні рекомендації призначено для застосування під час виконання робіт з ведення та використання галузевих та обласних (регіональних) (далі - регіональних) страхових фондів документації України (далі - СФД) міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим (далі - АР Крим), місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, спеціальними установами СФД та базами зберігання СФД, іншими юридичними (зокрема об’єднаннями підприємств) та фізичними особами, які в межах своїх повноважень, визначених чинним законодавством, ведуть та використовують галузеві та регіональні СФД, за винятком СФД на продукцію оборонного та мобілізаційного призначення.

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

У Методичних рекомендаціях є посилання на такі нормативні документи:

ДСТУ 33.002:2007 Страховий фонд документації. Терміни та визначення понять

ДСТУ 33.004:2006 Страховий фонд документації. Державна система страхового фонду документації. Загальні положення

ДСТУ 33.005:2009 Страховий фонд документації. Порядок функціювання державної системи в особливий період. Загальні положення

ДСТУ 33.006:201 * Страховий фонд документації. Державний реєстр документів страхового фонду документації України. Загальні положення

ДСТУ 33.102:201 * Страховий фонд документації. Нормативна документація. Порядок створення, формування, ведення та використовування

* На прийнятті

ДСТУ 33.104-2002 Страховий фонд документації. Позначення документів страхового фонду документації. Загальні вимоги

ДСТУ 33.105-2002 Страховий фонд документації. Підготовка і відправка на мікрофільмування документації на промислову продукцію. Технічні вимоги

ДСТУ 33.106:2005 Страховий фонд документації. Об’єкти культурної спадщини. Документація на об’єкти архітектури та містобудування для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги

ДСТУ 33.107:2006 Страховий фонд документації. Документація на об’єкти історичні та монументального мистецтва для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги

ДСТУ 33.108:2005 Страховий фонд документації. Документи страхового фонду документації. Технічний паспорт мікрофільму. Загальні вимоги

ДСТУ 33.109:2005 Страховий фонд документації. Документація на рухомі предмети, пов’язані з нерухомими об’єктами культурної спадщини, для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги

ДСТУ 33.110:2007 Страховий фонд документації. Комплектність документації для створення. Загальні вимоги

ДСТУ 33.112:2008 Страховий фонд документації. Підготування та відправлення на мікрофільмування проектної документації на об’єкти будівництва. Технічні вимоги

ДСТУ 33.114:2009 Страховий фонд документації. Підготовлення та постачання документації на електронних носіях інформації. Загальні технічні вимоги

ДСТУ 33.115:2010 Страховий фонд документації. Документація для проведення аварійно-рятувальних робіт. Загальні вимоги

ДСТУ 33.116:2010 Страховий фонд документації. Електронні копії документів. Загальні вимоги

ДСТУ 33.207:2009 Страховий фонд документації. Аварійно-рятувальні роботи. Порядок створення, формування, ведення та використання

ДСТУ 33.209:201 * Страховий фонд документації. Об’єкти систем життєзабезпечення і транспортних зв’язків. Порядок створення, формування, ведення і використання

ДСТУ 33.301-2003 Страховий фонд документації. Зберігання мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації. Технічні вимоги

ДСТУ 33.302:201 * Страховий фонд документації. Порядок внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації

ДСТУ 33.303:201 * Страховий фонд документації. Порядок переведення мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації на архівне зберігання або анулювання

ДСТУ 33.401:201 * Страховий фонд документації. Порядок забезпечення користувачів документами страхового фонду

* На прийнятті

ДСТУ 33.402-2003 Страховий фонд документації. Правила постачання і прийняття мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації на довгострокове зберігання

ДСТУ 33.403:2005 Страховий фонд документації. Повнорозмірні паперові копії з мікрофільмів страхового фонду документації. Технічні вимоги та методи контролювання

ДСТУ 2391:2010 Система технологічної документації. Терміни та визначення основних понять

ДСТУ 3278-95 Система розроблення та поставлення продукції на виробництво. Основні терміни та визначення

ДБН Д. 1.1-1-2000 Правила визначення вартості будівництва

ТУ У 20.5-37552598-001:2012 Мікрофільм страхового фонду документації. Технічні умови.

3 ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

У цих Методичних рекомендаціях використано терміни, установлені

- Законом України «Про страховий фонд документації України»: база зберігання страхового фонду документації України, ведення страхового фонду документації України, галузевий страховий фонд документації, державна система страхового фонду документації, документ страхового фонду (документації), користувач документами страхового фонду документації, обласний (регіональний) страховий фонд документації, постачальник документів, страховий фонд документації України [1];

- Законом України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей»: культурні цінності [2];

- Цивільним кодексом України [3]: фізична особа, юридична особа;

- ДСТУ 33.002: аварійно-відновлювальні роботи, анулювання документа страхового фонду, архівне зберігання документа страхового фонду, використання страхового фонду документації, відтворення документів страхового фонду, внесення змін у документ страхового фонду, державний облік документів страхового фонду, Державний реєстр документів страхового фонду документації України, довгострокове зберігання документа страхового фонду, документ страхового фонду на електронному носії, комплект документів, комплектувальний документ страхового фонду, копія документа страхового фонду на електронному носії, копія, мікрофільм страхового фонду документації, надзвичайна ситуація, носій інформації, оригінал, платні послуги підприємств, установ, організацій страхового фонду документації, повнорозмірна паперова копія документа страхового фонду, програма створення (формування) страхового фонду документації, регіон, суб’єкти державної системи страхового фонду документації, технічний паспорт мікрофільму страхового фонду документації;

- ДСТУ 33.203: об’єкт культурної спадщини;

- ДСТУ 33.207: аварійно-рятувальні роботи;

- ДСТУ 33.209: об’єкти систем життєзабезпечення, об’єкти систем транспортних зв’язків;

- ДСТУ2391: виріб;

- ДСТУ 3278: продукція;

- ДБН Д. 1.1-1: об’єкт будівництва.

БІБЛІОГРАФІЯ

1. Про страховий фонд документації України : закон України від 22 березня 2001 р. №2332-111 [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http: //zakon2.rada.gov.ua/laws/ show/2332-14.

2. Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей : закон України від 21 вересня 1999 p. № 1068-XIV [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakonl.rada.gov.ua/laws/show/1068-14.

3. Цивільний кодекс України : кодекс України від 16 січня 2003 p. № 435-IV [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/435-15.

4. Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації : постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 319 [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/319-2002-n.

5. Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації : постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 320 [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/320- 2002-п.

6. Про затвердження Положення про Державний департамент страхового фонду документації : наказ Укрдержархіву від 25 липня 2011р. №11: [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.sfd.archives.gov.ua/Pologen.html/.

7. Про делегування повноважень Державному департаменту страхового фонду документації : наказ Укрдержархіву від 09 вересня 2011 р. № 55 [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://www.archives.gov.ua/Public- info/0blik_inf_2011 .php.

8. Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади : указ Президента України від 09 грудня 2010 р. № 1085/2010 [із змін.] [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/1085/2010.

9. Про затвердження Положення про Державну архівну службу України : указ Президента України від 06 квітня 2011 р. № 407/2011 [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/407/2011.