ДСТУ ISO 30300:2015 Інформація та документація. Системи керування документами. Основні положення і словник термінів (ISO 30300:2011, IDT)

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Інформація та документація
СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основні положення і словник термінів
(ISO 30300:2011, IDT)

ДСТУ ISO 30300:2015

Відповідає офіційному тексту

З питань придбання офіційного видання звертайтесь
до національного органу стандартизації
(ДП «УкрНДНЦ» http://uas.org.ua)

ПЕРЕДМОВА

1 ВНЕСЕНО: Державне підприємство «Укрелекон» (ДП «Укрелекон»)

ПЕРЕКЛАД І НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ РЕДАГУВАННЯ: В. Плескач, д-р екон. наук (науковий керівник)

2 НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ ДП «УкрНДНЦ» від 18 грудня 2015 р. № 195 з 2017–01–01

3 Національний стандарт відповідає ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary (Інформація та документація. Реєстраційні системи керування документами. Основні положення і словник термінів)

Ступінь відповідності — ідентичний (IDT)

Переклад з англійської (en)

УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

ЗМІСТ

Національний вступ

Вступ до ISO 30300:2011

1 Сфера застосування

2 Основні положення СКД

2.1 Взаємозв’язок СКД та системи керування

2.2 Організаційне середовище

2.3 Потреба в СКД

2.4 Принципи СКД

2.5 Процесний підхід до СКД

2.6 Роль вищого керівництва

2.7 Взаємозв’язок з іншими системами керування

3 Терміни та визначення понять

3.1 Терміни, які стосуються документів

3.2 Терміни, які стосуються керування

3.3 Терміни, які стосуються процесів керування документами

3.4 Терміни, які стосуються СКД

Додаток А Методологія, використана під час розроблення словника

Бібліографія

Абетковий покажчик

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є повний письмовий переклад ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary (Інформація та документація.

Реєстраційні системи керування документами. Основні положення і словник термінів).

Відповідальний за цей стандарт — ТК 105 «Банківські і фінансові системи та послуги».

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

— слова «цей міжнародний стандарт» замінено на «цей стандарт»;

— структурні елементи стандарту: «Титульний аркуш», «Передмову», «Національний вступ», першу сторінку, «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами національної стандартизації України.

У цьому стандарті є посилання на ISO 9000:2005 та ІSO 15489-1:2001, прийняті в Україні як ДСТУ ISO 9000:2007 Системи управління якістю. Основні положення та словник (ISO 9000:2005, IDT); ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1.

Основні положення (ІSO 15489-1:2001, MOD).

Інші стандарти, на які є посилання, не прийнято в Україні як національні, й чинних документів замість них немає. Копії їх можна отримати в Національному фонді нормативних документів.

ВСТУП до ISO 30300:2011

Успіх організації значною мірою залежить від впровадження та збереження системи керування, яка розроблена для постійного поліпшення її діяльності й водночас відповідає потребам усіх зацікавлених сторін. Системи керування пропонують методологію прийняття рішень і керування ресурсами для досягнення цілей організації.

Створення та керування документами є невід’ємною складовою частиною видів діяльності, процесів і систем будь-якої організації. Воно робить можливим досягнення ділової результативності, підзвітності, керування ризиком і безперервності ведення ділової діяльності. Воно також дає змогу організаціям отримувати користь із цінності інформаційних ресурсів, а саме: ділові, комерційні активи, активи знань, а також робити внесок у забезпечення схоронності колективної пам’яті у відповідь на виклики глобального та цифрового середовищ.

Стандарти системи керування (ССК) надають інструментарій вищому керівництву щодо застосування системного й контрольованого підходу до організаційного управління в середовищі, яке сприяє застосуванню хорошої ділової практики.

Стандарти системи керування документами, підготовлені ISO TC 46/SC 11, розроблено з метою надання допомоги організаціям усіх видів та розмірів, а також групам організацій зі спільною діловою діяльністю щодо впровадження та поліпшення функціювання результативної системи керування документами (далі — СКД). Вона спрямовує і здійснює керування в організації для встановлення політики та цілей у сфері документів, а також для досягнення цих цілей. Це відбувається у результаті:

а) розподілу функцій і відповідальності;

b) систематизації процесів;

c) обстеження та оцінки;

d) аналізу та поліпшення.

Застосування політики та цілей у сфері документів, що відповідають вимогам організації, гарантуватиме, що офіційна й достовірна інформація, а також докази ділової активності створюватимуться, керуватимуться, контролюватимуться і будуть доступними для тих, кому вони необхідні, протягом установленого періоду. Результатом успішного застосування грамотно розроблених політики та цілей у сфері документів є документи й документні системи, які відповідають усім цілям організації.

Впровадження в організації СКД також допомагає гарантувати прозорість та простежуваність рішень, прийнятих відповідальним керівництвом, а також визнання підзвітності.

Стандарти СКД, підготовлені ISO TC 46/SC 11, розроблено в рамках ССУ для забезпечення су- місності та застосування спільних елементів і методології з іншими ССУ. ISO15489, а також інші між- народні стандарти й технічні звіти, розроблені ISO TC 46/SC 11, є основними засобами з проектування, застосування, моніторингу та поліпшення документних процесів і засобів керування документами (зокрема дії з керування), які може бути виконано під керівництвом СКД у разі, якщо організації вирішують застосовувати методологію ССК.

Примітка. ISO 15489 є основоположним стандартом, який закріплює найкращу практику в сфері керування документами.

Структуру стандартів СКД, підготовлених ISO TC 46/SC 11, як опублікованих, так і тих, що перебувають у процесі розроблення, подано на рисунку 1.

Ці стандарти застосовують як основу для і як настанову щодо:

a) встановлення системного керування документною політикою, процедурами та відповідальністю, незалежно від цілей, змісту, носія інформації документів;

b) визначення відповідальності, повноважень та звітності організацій відносно документів і документної політики, процедур, процесів і систем;

c) проектування і впровадження СКД;

d) досягнення якісних результатів від застосування СКД завдяки оцінці її діяльності та постійного вдосконалення.

Ці стандарти призначено для використання:

1) вищим керівництвом, яке приймає рішення щодо встановлення та впровадження систем керування в організації;

2) особами, відповідальними за впровадження СКД, зокрема фахівцями у сфері керування ризиками, аудиту, документів, інформаційних технологій та захисту інформації.

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ
СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основні положення і словник термінів

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основные положения и словарь терминов

INFORMATION AND DOCUMENTATION
MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS
Fundamentals and vocabulary

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт містить терміни та визначення, що застосовують до стандартів СКД, підготовані ISO TC 46/SC 11. Він також установлює цілі використання СКД, містить принципи СКД, описує процесний підхід і розподіляє функції вищого керівництва.

Цей стандарт може бути застосовано до організації будь-якого типу, яка прагне:

а) встановити, впровадити, зберігати і покращувати СКД для забезпечення своєї ділової активності;

b) забезпечити відповідність установленій документній політиці;

c) продемонструвати відповідність цьому міжнародному стандарту:

1) виконанням зобов’язань за оцінкою та декларуванням відповідності самою організацією, або 2) підтвердженням декларування, здійсненого організацією, у сторонньої організації, або 3) сертифікацією СКД сторонньою організацією.

2 ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ СКД

2.1 Взаємозв’язок СКД та системи керування

Усі організації створюють документи та керують ними як результатом здійснення їх діяльності для досягнення організаційних цілей.

СКД встановлює політику, цілі та основоположні вимоги для керування документами організації в документних системах і гарантує, що ці документні системи відповідають вимогам організації.

У рамках СКД має бути розроблено, впроваджено та контрольовано документні процеси і засоби керування ними з метою відповідності документній політиці, цілям і вимогам. Для цього необхідно визначити, як документні системи керують документними процесами і засобами керування ними, а також як документи взаємодіють з усіма системами керування з метою оцінки їх результатів і як доказ.

Документи створюють у межах кожної системи керування, зокрема й СКД. У свою чергу, ці документи і способи керування ними є частиною нових видів організаційної діяльності, таких як розроблення нової продукції або послуг. Документи може бути також використано для перевірки роботи систем керування та визначення, наскільки ці системи й види діяльності відповідають вимогам організації. Отже, СКД керує вимогами до документів інших систем керування, як і самими системами.

2.2 Організаційне середовище

Організація або група організацій можуть використовувати всі або частину елементів стандартів на СКД, підготовлених ISO TC 46/SC 11, згідно з контекстом та вимогами ведення ділової активності, які містять такі умови:

а) розмір та складність організації чи організацій або процесів із засобами керування ними;

b) рівень ризику ведення ділової активності, пов’язаний із застосуванням засобів керування

документами, що не відповідають встановленим вимогам;

c) прагнення до внутрішнього вдосконалення для задоволення поточних і потенційних вимог

зацікавлених сторін у майбутньому;

d) особливі вимоги чи очікування зацікавлених сторін.

Стандарти на СКД, підготовлені ISO TC 46/SC 11, може бути використано:

1) для одного чи більше спеціальних ділових процесів в організації;

2) для всієї організації, охоплюючи всі ділові процеси;

3) для кількох організацій зі спільними діловими процесами, наприклад у межах певного сектора, між торговими партнерами або в рамках партнерських відносин.

Застосовуючи стандарти на СКД, підготовлені ISO TC 46/SC 11, організації необхідно керуватися вимогами та вказівками національного законодавства, нормативних і методичних документів, а також стандартів, які застосовують у відповідній сфері.

2.3 Потреба в СКД

2.3.1 Мета

Усі організації незалежно від їх розміру та характеру ділової активності отримують інформацію в результаті здійснення ділових процесів. Документи, як один із видів інформаційного ресурсу, є частиною інтелектуального капіталу організації, тобто належать до її активів.

Мета впровадження СКД полягає в системному керуванні закріпленою у документах інформацією про її ділову активність. Такі документи беруть участь у процесі прийняття ділових рішень і здійснення відповідної діяльності, а також гарантують підзвітність наявним та потенційним зацікавленим сторонам.

Мета впровадження СКД полягає у створенні та керуванні документами системно й контрольовано для того, щоб:

а) здійснювати ділову активність та надавати послуги ефективно;

b) відповідати законодавчим, регулювальним вимогам, а також вимогам підзвітності;

c) оптимізувати прийняття рішень, поточну послідовність та безперервність діяльності організації;

d) сприяти результативній діяльності організації в разі виникнення надзвичайних ситуацій;

e) забезпечувати захист та підтримку під час проведення судових процесів, зокрема, керування

ризиками, пов’язаними з наявністю або відсутністю доказів здійснення організаційної діяльності;

f) захищати інтереси організації та права співробітників, клієнтів, а також наявних, потенційних

зацікавлених сторін;

j) підтримувати науково-дослідну діяльність, а також розвивальні заходи;

h) сприяти діяльності організації щодо її розвитку та просування на ринку;

і) зберігати корпоративну або колективну пам’ять, а також підтримувати соціальну відповідальність.