Наказ від 09.02.2023 № 40 Про затвердження Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення

ДЕРЖАВНА СЛУЖБА СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

09.02.2023

м. Київ

N 40

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
10 травня 2023 р. за N 783/39839

Про затвердження Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення

Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", статті 16 Закону України "Про Всеукраїнський перепис населення", підпункту 4 пункту 1 Закону України від 19 липня 2022 року N 2438-IX "Про внесення змін до деяких законів України щодо державної статистичної діяльності", статті 18 Закону України "Про офіційну статистику", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року N 1/02-14, пункту 9 Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 року N 481, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення, що додається.

2. Департаменту статистики населення (Тімоніна М. Б.) забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Голова	Ігор ВЕРНЕР
ПОГОДЖЕНО:
Уповноважений Верховної Ради України з прав людини	Дмитро ЛУБІНЕЦЬ
Заступник Голови Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України	Олександр ПОТІЙ
Перший заступник Міністра цифрової трансформації України	Олексій ВИСКУБ

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної служби статистики України
09 лютого 2023 року N 40

Порядок
обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає загальні вимоги до обробки й захисту первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення (далі - персональні дані перепису населення), під час їх обробки в інформаційній системі органів державної статистики.

2. Цей Порядок є обов'язковим до виконання працівниками Державної служби статистики України, тимчасовим переписним персоналом та іншими працівниками, які залучаються до підготовки і проведення Всеукраїнського перепису населення (далі - перепис населення), оброблення, узагальнення, поширення та використання його результатів, що мають доступ до персональних даних перепису населення та обробляють їх (далі - працівники, що мають доступ до персональних даних перепису населення).

3. Терміни в цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про офіційну статистику" та "Про Всеукраїнський перепис населення".

4. До персональних даних перепису населення належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про респондента, за якими він ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованим.

5. Персональні дані перепису населення обробляються в інформаційній системі органів державної статистики.

6. Персональні дані перепису населення, що обробляються, є конфіденційною інформацією.

7. Володільцем персональних даних перепису населення є Держстат.

8. Під обробкою персональних даних перепису населення розуміється будь-яка дія або сукупність дій, здійснюваних в інформаційній системі органів державної статистики, які пов'язані зі збиранням, знеособленням, обробленням, узагальненням, поширенням, використанням і знищенням відомостей про респондента.

9. Організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних перепису населення під час збирання, знеособлення, оброблення, узагальнення, поширення, використання та знищення відомостей про респондента, забезпечують відповідальні особи з питань захисту інформації, призначені керівництвом Держстату.

II. Мета та підстави обробки персональних даних перепису населення

1. Обробка персональних даних перепису населення здійснюється з метою:

виконання Держстатом завдань і повноважень, визначених Законами України "Про офіційну статистику" та "Про Всеукраїнський перепис населення";

отримання достовірних, об'єктивних та цілісних даних щодо населення країни в цілому та по кожній адміністративно-територіальній одиниці, зокрема для інформаційного забезпечення управління та прогнозування соціально-економічного розвитку, а також розроблення та реалізації державної політики з питань народонаселення в інтересах економічного добробуту та прав людини.

2. Підставами для обробки персональних даних перепису населення, володільцем яких є Держстат, є:

дозвіл на обробку відповідних персональних даних, наданий Держстату для здійснення його повноважень відповідно до Законів України "Про офіційну статистику" та "Про Всеукраїнський перепис населення";

необхідність виконання обов'язку Держстату як володільця персональних даних перепису населення, який передбачений законом.

Обробка персональних даних перепису населення здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України "Про офіційну статистику", "Про захист персональних даних", "Про Всеукраїнський перепис населення" та інших Законів України, а також чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

III. Категорії суб'єктів та склад персональних даних перепису населення

1. Суб'єктами персональних даних перепису населення є громадяни України, в тому числі ті, що на встановлену дату перепису населення перебувають за її межами, а також іноземці та особи без громадянства, які на встановлену дату перепису населення перебувають на території України (далі - респонденти).

2. Держстат опрацьовує персональні дані перепису населення респондентів за напрямами, визначеними частиною першою статті 5 Закону України "Про Всеукраїнський перепис населення".

3. Перелік напрямів програми перепису населення може бути змінено відповідно до частини другої статті 5 Закону України "Про Всеукраїнський перепис населення".

4. З урахуванням напрямів програми перепису населення Держстат розробляє та затверджує програму перепису населення - перелік запитань, за якими здійснюється збирання основних персональних даних перепису населення щодо респондентів.

Відповідно до програми перепису населення Держстат здійснює обробку таких персональних даних перепису населення:

дата народження, число повних років;

стать;

родинні стосунки з особою, що записана першою в домогосподарстві (дружина, чоловік, донька, син, мати, батько, сестра, брат, невістка, зять, свекруха, свекор, теща, тесть, баба, дід, онука, онук, інший ступінь родинних стосунків (свояцтва), не пов'язаний(а) родинними стосунками);

місце народження;

сімейний (шлюбний) стан (для осіб віком від 15 років і старше) (ніколи не перебував(ла) у шлюбі, перебуваю в зареєстрованому шлюбі, проживаю однією сім'єю з чоловіком (жінкою) без реєстрації шлюбу, розлучений(а), удівець, (удова));

етнічне походження (за самовизначенням респондента);

рідна мова;

володіння українською мовою;

володіння іншими мовами (не більше трьох на вибір), а також жестовою мовою;

мова, яка використовується у сфері приватного спілкування;

громадянство (громадянство України, громадянство іншої держави (зазначте державу), особа без громадянства, громадянство не визначене);

рівень освіти (для осіб віком від 10 років і старше) (початкова освіта; базова середня освіта; профільна середня освіта; перший (початковий) рівень професійної (професійно-технічної) освіти; другий (базовий) рівень професійної (професійно-технічної) освіти; третій (вищий) рівень професійної (професійно-технічної) освіти; фахова передвища освіта; початковий рівень (короткий цикл) вищої освіти; перший (бакалаврський) рівень вищої освіти; другий (магістерський) рівень вищої освіти; третій (освітньо-науковий/освітньо-творчий) рівень вищої освіти, не має освіти);

уміння читати і писати;

отримання освіти та тип закладу освіти, у якому навчається респондент (для осіб віком від 6 років і старше) (заклад загальної середньої освіти, заклад професійної (професійно-технічної) освіти, заклад фахової передвищої освіти, заклад вищої освіти);

відвідування (невідвідування) дитиною дошкільного закладу освіти (для осіб віком до восьми років, які не відвідують заклад загальної середньої освіти);

джерела засобів існування (трудова діяльність, особисте селянське господарство, пенсія, стипендія, державна соціальна допомога, інший вид державного забезпечення, заощадження, відсотки від вкладів, авторське право, патенти, авторський гонорар, дохід від власності, дивіденди, здавання в оренду або в найм власності та майна, на утриманні та допомога інших осіб, аліменти, допомога та перекази із-за кордону, інше джерело);

основне джерело засобів існування;

наявність роботи впродовж тижня, який передував даті перепису населення, з метою отримання оплати або доходу (прибутку) у грошовому або натуральному вигляді;

статус зайнятості (ким респондент був на основній роботі) (найманим працівником, роботодавцем, самозайнятим, безкоштовно працював як член сім'ї, інше);

місцезнаходження основної роботи;

причина, через яку респондент не працює в населеному пункті, де проживає (не знайшов(ла) роботу в цьому населеному пункті, знайшов(ла) роботу з більш високою заробітною платою, інші соціально-побутові вигоди, інші причини);

пошук респондентом оплачуваної роботи чи спроба організувати власну справу упродовж останнього місяця, який передував даті перепису населення;

готовність респондента приступити до запропонованої роботи в найближчі два тижні;

причина відмови респондента від пошуку роботи (отримав(ла) роботу та приступаю до неї впродовж найближчих двох тижнів, організовано власну справу, діяльність за якою розпочнеться упродовж найближчих двох тижнів, знайшов(ла) роботу та очікую відповідь, очікую початок сезону, виконую домашні (сімейні) обов'язки, доглядаю за дитиною (дітьми), хворим(и), та іншими членами сім'ї, за станом здоров'я, пошук роботи здійснювався раніше, але вже не вірю в можливість її знайти, студент (учень) денної форми навчання або приступаю до навчання, або вступаю до закладу освіти на денну форму навчання, оформлюю пенсію, пенсіонер, сподіваюсь повернутися на попередню роботу, не знаю де і як шукати роботу або як організувати власну справу, вважаю, що немає підходящої роботи, перебуваю на утриманні, маю приступити до строкової військової служби, інше);

безперервність проживання в населеному пункті (з народження, не з народження);

рік прибуття до населеного пункту;

місце попереднього проживання;

проживання понад рік в іншій країні (у період з 1991 року до цього часу);

країна, з якої респондент приїхав до України;

рік прибуття до України;

причина перебування в іншій країні (постійне проживання, навчання, робота (заняття), лікування, сімейні обставини, уникнення негативних наслідків збройного конфлікту, тимчасової окупації, повсюдних проявів насильства, інше);

збіг задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) з місцем проживання;

задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) (той самий населений пункт, інший населений пункт регіону, інший регіон або інша країна);

тип будівлі та житлового приміщення (квартира у дво- або багатоквартирному будинку, квартира в нежитловій будівлі, одноквартирний будинок (індивідуальний), частина одноквартирного будинку (індивідуального), кімната (частина кімнати) у гуртожитку, кімната (частина кімнати) у готелі, установа із рухомим складом населення, інституційна установа, інше житлове приміщення, житлового приміщення немає (безпритульний));

період побудови будівлі;

матеріал зовнішніх стін будівлі (цегла, камінь, панель, блок, дерево, моноліт, інші змішані матеріали, інше, не знаю);

доступ домогосподарства до Інтернету (у тому числі до рухомого/мобільного Інтернету);

розмір загальної площі житлового приміщення (у цілих кв. м);

види благоустрою (водопостачання, туалет, ванна та/або душ, гаряче водопостачання, водовідведення (каналізація), кухня або кухня-ніша, опалення, електропостачання, електрична плита стаціонарна, газ, збирання побутових відходів);

кількість зайнятих членами домогосподарства житлових кімнат;

тип володіння житловим приміщенням (приватна власність членів домогосподарства, державна, комунальна, приватна власність юридичних осіб, оренда (найм), не знаю).

регіон, район, населений пункт, у якому проживає респондент.

IV. Порядок обробки персональних даних

1. Спосіб збирання, накопичення персональних даних

1. Персональні дані перепису населення збираються такими методами:

обхід (безпосереднє відвідування) житлових будинків та житлових приміщень в інших будівлях тимчасовим переписним персоналом і заповненням ним переписної документації в електронній або паперовій формі;

отримання письмових (усних) відповідей респондентів на запитання згідно з програмою перепису населення, зокрема шляхом заповнення респондентами переписної документації в електронній формі за допомогою спеціального програмного забезпечення;

заповнення переписної документації тимчасовим переписним персоналом під час відвідування респондентами переписних дільниць, які утворюються органами державної статистики;

використання основних первинних (персональних) даних, збирання яких здійснюється в процесі проведення перепису населення, з національних електронних інформаційних ресурсів (систем), у встановленому законом порядку для цілей перепису населення.

2. Переписна документація заповнюється на підставі відповідей, отриманих від респондентів, без їх документального підтвердження.

3. Персональні дані перепису населення зберігаються й обробляються в інформаційній системі органів державної статистики.

4. Респонденту повідомляють про володільця персональних даних перепису населення, склад і зміст зібраних персональних даних перепису населення, про права та обов'язки респондента, визначені Законами України "Про захист персональних даних" та "Про Всеукраїнський перепис населення", мету збору персональних даних перепису населення, а також про джерела збирання, місцезнаходження персональних даних цього респондента, місцезнаходження володільця персональних даних у письмовій (електронній або паперовій) формі в повідомленні про обробку персональних даних, а також це можуть робити працівники, що мають доступ до персональних даних перепису населення.

2. Строки та умови зберігання персональних даних перепису населення

1. Персональні дані перепису населення обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

2. Заповнені переписні листи, інша переписна документація, яка містить у собі персональні дані перепису населення, підлягають архівному зберіганню в недоступних для неуповноважених осіб приміщеннях не менше ніж два роки, а персональні дані перепису населення у вигляді електронного документа - не менше ніж десять років.

3. Забезпечення збереженості та цілісності персональних даних перепису населення здійснюється відповідно до вимог розділу V цього Порядку.

3. Унесення змін, видалення або знищення персональних даних перепису населення

1. Працівники, що мають доступ до персональних даних перепису населення, які здійснюють роботи, пов'язані зі збором та обробкою даних перепису населення, в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями та умовами цивільно-правового договору, переглядають персональні дані перепису населення на предмет їх актуальності та достовірності.

2. Зміни до персональних даних перепису населення вносяться в період проведення перепису населення (у період безпосередньо опитування населення), визначений відповідно до законодавства, на підставі звернення респондента до працівників, що мають доступ до персональних даних перепису населення, які здійснюють роботи, пов'язані зі збором і обробкою даних перепису населення.

3. Персональні дані перепису населення видаляються або знищуються у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення цих персональних даних.

4. У разі виявлення відомостей про респондента, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.

5. Персональні дані перепису населення підлягають видаленню або знищенню в разі закінчення строку зберігання даних відповідно до вимог пункту 2 глави 2 цього розділу.

6. Персональні дані перепису населення, зібрані з порушенням вимог Законів України "Про захист персональних даних" і "Про Всеукраїнський перепис населення", підлягають видаленню або знищенню в установленому законодавством порядку.

7. Респондент має право пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем персональних даних перепису населення в період проведення перепису населення, визначений відповідно до законодавства, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.

8. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані перепису населення щодо респондента є недостовірними або обробляються незаконно, Держстат уносить зміни або припиняє обробку персональних даних щодо респондента та інформує його про це протягом 10 робочих днів.

4. Доступ до персональних даних

1. Працівники, що мають доступ до персональних даних перепису населення, повинні дотримуватися вимог Закону України "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.

2. Працівники, що мають доступ до персональних даних перепису населення, зобов'язані:

запобігати втраті персональних даних перепису населення та їх неправомірному використанню;

не розголошувати персональні дані перепису населення, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням посадових обов'язків чи умов цивільно-правового договору (таке зобов'язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними перепису населення, крім випадків, установлених Законом України "Про захист персональних даних").

3. Відповідальні особи з питань захисту інформації ведуть облік працівників, що мають доступ до персональних даних перепису населення, та визначають рівень доступу зазначених працівників до персональних даних респондентів. Кожен із працівників, що має доступ до персональних даних перепису населення, користується доступом лише до тих персональних даних (їх частин) респондентів, які необхідні у зв'язку з виконанням ними своїх професійних чи службових або трудових обов'язків. Такі працівники надають письмове зобов'язання про нерозголошення первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення (додаток 1).

4. Відомості про працівників, що мають доступ до персональних даних перепису населення, які надали письмове зобов'язання про нерозголошення відомостей, що належать до персональних даних перепису населення, заносяться до журналу реєстрації зобов'язань про нерозголошення первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення (додаток 2).

Без унесення зазначених відомостей до цього журналу обробка персональних даних перепису населення працівниками, що мають доступ до персональних даних перепису населення, забороняється.

5. Датою надання права доступу до персональних даних перепису населення вважається дата надання зобов'язання відповідним працівником, що має доступ до персональних даних перепису населення.

6. Датою позбавлення права доступу до персональних даних перепису населення вважається дата звільнення працівника, що має доступ до персональних даних перепису населення, дата переведення на посаду, виконання обов'язків на якій не пов'язане з обробкою персональних даних перепису населення, дата припинення цивільно-правового договору.

7. Респондент має право:

знати, які первинні (персональні) дані про нього збираються у процесі перепису населення, з якою метою вони збираються, як, хто їх збирає і з якою метою використовуються;

ознайомитися із записами в переписних листах та іншій переписній документації, які містять інформацію про нього;

вимагати від тимчасового переписного персоналу пред'явлення відповідного посвідчення. У разі відмови в такому пред'явленні вони не зобов'язані надавати відповіді на запитання, передбачені програмою перепису населення.

5. Умови передачі персональних даних третім особам

1. Передача персональних даних перепису населення третім особам забороняється.

2. Персональні дані перепису населення є конфіденційною інформацією, яка охороняється законом. Записи в переписній документації, що стосуються респондента, не підлягають поширенню без його згоди та використовуються лише для статистичних цілей у зведеному знеособленому вигляді.

3. Персональні дані перепису населення не можуть вимагатися судом, органами прокуратури, іншими органами для вивчення та використання у вигляді доказів під час розгляду цивільних справ і кримінального провадження.

V. Заходи забезпечення захисту персональних даних

1. Персональні дані перепису населення обробляються в інформаційній системі органів державної статистики із дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

2. Персональні дані перепису населення обробляються у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Працівники, які відповідно до посадових обов'язків обробляють персональні дані перепису населення, допускаються до обробки тільки після їх авторизації в інформаційній системі органів державної статистики.

3. З метою дотримання безпеки обробки персональних даних перепису населення використовуються спеціальні технічні засоби захисту, у тому числі щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до персональних даних перепису населення, із застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.

Створення та забезпечення функціонування комплексної системи захисту інформації, призначеної для захисту персональних даних перепису населення, покладається на самостійний структурний підрозділ апарату Держстату з питань захисту інформації.

4. Під час обробки персональних даних перепису населення має забезпечуватися їхній захист від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення, модифікації, знищення, копіювання, поширення.

5. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних перепису населення підлягають документальній фіксації відповідальною особою з питань захисту інформації.

6. Відповідальна особа з питань захисту інформації вживає заходів, спрямованих на підвищення обізнаності працівників, що мають доступ до персональних даних перепису населення, із законодавством у сфері захисту персональних даних, у тому числі систематичне навчання.

 

Директор департаменту статистики населення

Марія ТІМОНІНА

 

Додаток 1
до Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення
(пункт 3 глави 4 розділу IV)

ЗОБОВ'ЯЗАННЯ
про нерозголошення первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення

 

Додаток 2
до Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення
(пункт 4 глави 4 розділу IV)

ЖУРНАЛ
реєстрації зобов'язань про нерозголошення первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення

N з/п	Посада, структурний підрозділ	Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності)	Дата та підстави надання зобов'язання про нерозголошення персональних даних (реквізити наказу про прийняття на роботу / про переведення на посаду тощо)	Дата та підстави позбавлення права доступу до персональних даних, реквізити наказу про звільнення / про переведення на посаду, виконання обов'язків на якій не пов'язане з обробкою персональних даних тощо)
1	2	3	4	5