Наказ від 07.06.2010 № 184 Про затвердження Інструкції з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу та їх зберігання

МІНІСТЕРСТВО З ПИТАНЬ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 7 червня 2010 року N 184

Про затвердження Інструкції з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу та їх зберігання

З метою організації роботи з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу, їх зберігання та підтримання у контрольному стані наказую:

1. Затвердити Інструкцію з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу та їх зберігання, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів - розробникам проектів наказів Мінжитлокомунгоспу постійно забезпечувати формування справ наказів та підтримку їх у контрольному стані.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Інструкція
з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу та їх зберігання

Ця Інструкція визначає основні організаційні засади з формування справ наказів Мінжитлокомунгоспу, їх зберігання та підтримання у контрольному стані.

I. Оформлення проектів наказів

Вимоги до оформлення наказів Міністерства, формування їх справ та зберігання здійснюються з урахуванням норм, визначених Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153, Інструкцією з діловодства у Міністерстві житлово-комунального господарства України, затвердженою наказом Мінжитлокомунгоспу від 15.08.2007 р. N 122, та цією Інструкцією, та з урахуванням принципів нормопроектувальної техніки.

Правильність оформлення проектів наказів Мінжитлокомунгоспу (далі - наказів) на етапі їх підготовки забезпечується керівником структурного підрозділу, що є його розробником. Проект наказу, який направляється на погодження до заінтересованих структурних підрозділів Мінжитлокомунгоспу, обов'язково повинен бути завізований керівником структурного підрозділу - розробника.

Усі проекти наказів перед поданням їх на підпис Міністру обов'язково перевіряються Юридичним управлінням на відповідність законодавству і міжнародним договорам України, погоджуються (візуються) керівником Юридичного управління за наявності віз керівників структурних підрозділів - розробників.

У разі нормативного (міжвідомчого характеру або норм, що зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи та інтереси громадян) характеру проекту наказу Юридичне управління проводить його юридичну експертизу, за результатами якої готує висновок з пропозицією щодо подання наказу на державну реєстрацію до Мін'юсту.

Наказ про внесення змін, втрату чинності, скасування повинен містити посилання на той наказ, до якого вносяться такі зміни, який втрачає чинність чи скасовується. Не допускається внесення змін до наказів, якими вносяться зміни, крім положень щодо набрання чинності наказами. Внесення змін є можливим лише до основного документа.

Внесення виправлень до текстів наказів після підписання їх Міністром не допускається.

II. Формування справ наказів та підтримання їх у контрольному стані

На кожний наказ Мінжитлокомунгоспу, до якого вноситься більше одної зміни, обов'язково формується справа. Справа формується структурним підрозділом - розробником наказу і повинна містити такі документи:

облікова картка наказу (згідно з додатком). Облікова картка оформлюється у разі внесення більше ніж одної зміни до наказу;

оригінал наказу;

оригінали усіх наявних додатків до наказу, що затверджуються ним (статути, положення, інструкції та інші документи) (за наявності);

оригінали або засвідчені копії документів, якими підтверджується повне і належне виконання наказу (акти приймання-передачі, реєстраційні документи тощо);

засвідчені копії наказів, якими вносилися зміни до даного наказу (за наявності таких змін);

остаточна редакція акта (зі змінами) - робочий примірник.

При цьому до оригіналу наказу про внесення змін повинна бути додана засвідчена копія наказу, до якого вносяться зміни (копія основного наказу).

На контрольному примірнику наказу (у лівому верхньому кутку) у разі внесення до нього одної зміни структурний підрозділ - розробник обов'язково проставляє відмітку про таку зміну із зазначенням дати та номера наказу, яким вона вносилася. У випадку більше ніж одної зміни до наказу структурний підрозділ - розробник наказу оформлює облікову картку.

У разі скасування наказу або визнання його таким, що втратив чинність, текст наказу перекреслюється лінією по діагоналі і відповідна відмітка робиться як на самому наказі (обліковій картці), так і на оригіналах всіх тих наказів, якими до нього вносилися зміни.

У разі наявності численних змін до одного й того ж самого наказу, до справи має бути додано робочий (останній) примірник цього ж наказу, текст якого структурний підрозділ - розробник повинен викласти з урахуванням усіх внесених змін.

Усі відмітки про внесення змін до наказів, втрату ними чинності чи їх скасування мають бути відображені у журналі реєстрації наказів Мінжитлокомунгоспу із зазначенням дат та номерів документів.

III. Організація зберігання справ наказів

Усі накази з моменту їх видачі (реєстрації) і до передачі в архівний підрозділ зберігаються централізовано у Департаменті організаційного забезпечення та роботи з персоналом.

Ознайомлення зі справами наказів працівниками Міністерства допускається за умови присутності працівника Департаменту організаційного забезпечення та роботи з персоналом.

Вилучення окремих документів зі справи наказу не допускається, окрім випадків, коли надання документів зі справ наказів (крім оригіналів самих наказів) здійснюється з дозволу Департаменту організаційного забезпечення та роботи з персоналом із залишенням завірених належним чином копій.

Справи наказів видаються членам Комісії з перегляду нормативно-правових актів та інших документів Мінжитлокомунгоспу для проведення перевірки відповідно до Порядку перегляду нормативно-правових актів та інших документів Мінжитлокомунгоспу, затвердженого наказом Мінжитлокомунгоспу від 09.03.2010 року N 57.

Зразок
Облікової картки наказу