РД 50-613-86 Методичні вказівки по впровадженню і застосуванню ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Надання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні поло...

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ»

РД 50-613-86

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

 Москва

РАЗРАБОТАНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам ИСПОЛНИТЕЛИ

О. А. Чертищев, H. Н. Федотов, В. А. Архипов, Э. Р. Исеева, О. С. Васи­ленко, Г. Б. Цыбышева, В. П. Лавров, А. Я. Попов, И. Д. Тиновицкая, Л. Н. Куцев, В. Н. Никитин, С. А. Вяльсова, А. Н. Сокова, В. В. Захаров

ВНЕСЕНЫ Управлением общей техники

Начальник Управления Л. А. Самаркин

УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государст­венного комитета СССР по стандартам от 24.09.86 № 2781

УДК 65.011.56:002:006.354
Группа Т54

РУКОВОДЯЩИЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ОКСТУ 0006

Постановлением Госстандарта от 24.09.86 N3 2781 Срок введения установлен

с 01.07.87

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее - организа­циях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами*.

1.2.Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридиче­скую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техники.

1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.

1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими ор­ганизациями организационно-техническими условиями, обеспечи­вающими возможность обмена документами на этих носителях.

1.5.Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и предприятиях, подпадающих под действие специальных положе­ний, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов госу­дарственного арбитража и прокуратуры, местных Советов народ­ных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями.

1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организа­циями- сторонами информационного обмена, рекомендуется Договор о порядке обмена документами на машинных носителях (далее - Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец пример­ного договора приведен в приложении 1.

1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись ин­формации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, ут­верждены и зарегистрированы в установленном порядке.

1.9. Запись информации унифицированных документов в ком­муникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ

6.10.3- 83.

1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.

1.11. Организация - создатель документов на машинных носи­телях и машинограмм несет ответственность за качество этих доку­ментов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином обязательном для сторон норма­тивном акте.

1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, из­готовленные и размеченные без учета требований государствен­ных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации-пользователи возвращают организации - создателю документа с указанием кон­кретной причины возврата в сопроводительном письме.

1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 з министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, по­становлением) данной организации.

6.10.4- В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ84:

определение перечня организаций, которым разрешается обмен документами на машинных носителях и машинограммами;

состав инструктивной документации, разрабатываемой в орга­низациях для внедрения ГОСТ 6.10.4-84;

распределение ответственности между структурными подраз­делениями аппарата и вычислительными центрами за документы на машинных носителях;

характер изменений в системе ведения делопроизводства в ор­ганизациях в связи с поступлением и направлением документов в машинном исполнении;

разработку общих схем документопотоков с обозначением документооборота на машинных носителях;

разработку общих характеристик применяемых видов докумен­тов на машинных носителях в коммуникативном формате, переч­ней этих документов соответственно действующим и внедряемым подсистемам и комплексам задач АСУ;

разработку характеристики видов связи и используемых носи­телей, общесистемных программных и технических средств;

разработку требований к программам записи и чтения ин­формации;

мероприятия по совершенствованию действующей нормативной базы по применению средств вычислительной техники: положе­ний, инструкций для соответствующих категорий сотрудников, работающих с документами на машинных носителях; порядка назначения лиц, ответственных за достоверность содержания, пра­вильность оформления, подготовку к транспортировке, передачу и прием документов на машинных носителях;

установление конкретной ответственности сторон за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях;

разработку плана учебных мероприятий для работников, связанных с документами на машинных носителях, и мероприя­тий по обеспечению их необходимыми стандартами, методически­ми указаниями, инструкциями, унифицированными формами документов и др.;

разработку мероприятий по проведению проверок соблюдения порядка внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84.

Перечень мероприятии должен быть оформлен в виде плана- графика внедрения стандарта согласно существующему порядку внедрения государственных стандартов.

1.15.Планом мероприятий по внедрению и применению стан­дарта может быть предусмотрено его опытное внедрение.

Опытное внедрение стандарта должно состоять в организации обмена документами на машинных носителях в коммуникатив­ном формате с ограниченным числом абонентов и номенклатурой документов и может осуществляться в три этапа: подготовка к опытному внедрению; проведение опытного внедрения;

анализ и оформление результатов опытного внедрения.

1.16. По итогам опытного внедрения уточняются: список участников обмена;

перечень документов, предназначенных к обмену;

инструкция по записи документов на машинных носителях в коммуникативном формате;

программы записей и чтения документов на машинных носи­телях в коммуникативном формате;

действующие инструкции для лиц, ответственных за достовер­ность содержания, правильность оформления, подготовку к транс­портированию, передачу и прием документов на машинных носи­телях.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДЛИННИКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Требования ГОСТ 6.10.4-84 распространяются на доку­менты на машинных носителях и машинограммы. К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфо­ленты, перфокарты).

2.2. Технические параметры документов, создаваемых средст­вами вычислительной техники, должны отвечать требованиям:

соответствия носителя информации, используемых символов и способов записи государственным стандартам и нормативно-тех­ническим актам межотраслевого и отраслевого применения;

соответствия последовательности расположения реквизитов на машинных носителях государственным стандартам.

2.3. Создание документов на машинных носителях и машино­грамм может производиться на основе данных, зафиксирован­ных в исходных (первичных) документах, полученных по кана­лам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процес­се автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

2.4. При создании документов на машинных носителях и ма­шинограмм на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием является наличие юридической силы первичных документов, с которых осуществляется запись.

2.5. При создании документов на машинных носителях и ма­шинограмм на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием их юридической силы является наличие информации, зафиксиро­ванной в установленном порядке, который позволяет идентифици­ровать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в норма­тивном акте.

2.6. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных в процессе авто­матизированного решения задач, необходимым условием их юридической силы является достоверность соответствующих дан­ных (пп. 2.4-2.5) и соответствие алгоритма преобразования дан­ных установленным способам их обработки. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.

2.7. Технологический процесс обработки данных и их преоб­разования в машинограмму должен соответствовать утвержден­ному проекту, допускающему возможность контроля за правиль­ностью алгоритмов и программ, по которым ведется обработка данных на средствах вычислительной техники.

2.8. Для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на машинном носителе.

2.9. При обмене документами на машинных носителях органи­зации обязаны учитывать, транспортировать и хранить их в соот­ветствии с устанавливаемыми министерствами и ведомствами по­рядком и условиями, обеспечивающими сохранность данных, за­писанных на машинных носителях, и защиту этих данных от не­санкционированного доступа[1]. Данные условия должны быть оговорены в Договоре или в нормативном акте.

2.10. В сопроводительных документах и на упаковке документа на магнитном носителе, пересылаемым авиапочтой, следует указывать на недопустимость применения электромагнитных видов спецконтроля.

2.11. Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью документа должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно на носитель необходимо наклеивать этикетку.

2.12. При получении документа на машинном носителе с приз­наками нарушения мер его защиты, описанных в сопроводитель­ном письме, организация-пользователь вправе (если Договором или нормативным актом не предусмотрено иное) рассматривать его как заведомо недостоверный и, опечатав документ своими печатями, отправить его обратно.

2.13. Документы на машинных носителях и машинограммы в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 представляют организации- пользо­вателю с сопроводительным письмом.

Для документов на машинных носителях к сопроводительному письму допускается прилагать описание информационной харак­теристики документа и фрагменты начала и конца записанной информации.

В описании информационной характеристики документа на машинном носителе должно быть указано наименование доку-

мента, имена и номера файлов (набора данных), формат записи и др. Описание информационной характеристики документа на магнитной ленте приведено в приложении 3.

Объем фрагментов начала и конца записанной информации, не­обходимый для проведения входного контроля, определяется орга­низациями, осуществляющими обмен документами на машинных носителях.

Если на машинном носителе записано несколько документов, то на каждый из них следует заполнять отдельное описание ин­формационной характеристики документа.

Данные условия устанавливаются в Договоре или в обязатель­ном для сторон нормативном акте.

2.14. Основные требования к организации учета, выдачи и хра­нения документов на машинных носителях приведены в РД 50-524-84*.

2.15. На изменения распространяются требования ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих указаний, как к документу на машинном носителе.

Порядок регистрации изменений установлен в РД 50-524-84.

Подлинники документов используют только для изготовления дубликатов и копий, а также внесения изменений. Держателем подлинника является организация - создатель документа.

2.16. Изменения документа на машинном носителе подраз­деляются на изменения обязательных реквизитов или содержатель­ной части информационной записи документа.

Основанием для внесения изменений являются извещения об изменениях, которые подготавливаются по форме извещений об изменениях классификаторов, устанавливаемых отраслевыми (ведомственными) положениями о системе ведения классифика­торов технико-экономической информации или в иной форме, предусмотренной Договором о порядке обмена или нормативным актом.

2.17. Изменения содержательной части информационной записи документа подразделяются на изменения, которые могут быть внесены без разрешения руководителя организации (опечатки, знаки) или только с разрешения руководителя организации, если изменяется сущность конкретного вопроса.

2.18. Внесение изменений в документы на бумажных машин­ных носителях - по ГОСТ 2.034-83.

2.19. Порядок и срок внесения изменений на машинном носи­теле должны быть установлены в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте**.

2.20. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих методических указаний.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ, ПРИДАЮЩИХ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ ДОКУМЕНТАМ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

3.1. ГОСТ 6.10.4-84 устанавливает следующую последователь­ность записи обязательных реквизитов: идентификационный код и наименование.

Примеры:

реквизит «Наименование организации - создателя документа»

000450 8 Государственный комитет СССР по стандартам

477625 4 Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов;

реквизит «Местонахождение организации - создателя доку­мента»

1145 Москва

2600 г. Вильнюс;

реквизит «Наименование документа»

0607911 3 Отчет о наличии и состоянии сельскохозяйственной техники

1604005 9 Акт о прибытии переселенцев к месту вселения

3.2. Порядок получения кодов по ОКПО, СОАТО, ОКУД и другим классификаторам устанавливается положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации, раз­работанными министерствами, ведомствами, союзными республи­ками и согласованными с Госстандартом.

3.3. Дата изготовления документа должна оформляться цифро­вым способом, и элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 19 июля 1985 г. следует оформлять 190785 или 19.07.85.

Допускается по усмотрению министерств и ведомств в зависи­мости от назначения документа приводить элементы даты в сле­дующей последовательности: год, месяц, день месяца.

В машинограммах, содержащих сведения финансового харак­тера, применяют словесноцифровой способ оформления дат:

19 июля 1985 г. или 19 июля 1985 года.

3.4. В реквизите «Код лица, утвердившего документ» указы­вают должностное лицо организации, имеющее право подписи

документов. Право подписи документов должно фиксироваться в регламентах работы, в положениях о структурных подразделе­ниях, должностных инструкциях.

Для машинограмм реквизит «Код лица, утвердившего документ» должен состоять из идентификационного кода, долж­ности и фамилии, утвердившего документ.

3.5. Для размещения на магнитной ленте обязательных реквизи­тов, придающих информационной записи юридическую силу, в ГОСТ 6.10.3-83 предусматривается два типа полей данных - идентификационные поля и поле обязательных реквизитов.

Обязательному полю идентификатора записи присваивается метка 001.

Полю обязательных реквизитов присваивается метка ЮOZ.

В обязательном идентификационном поле, предназначенном для идентификатора записи (см. фрагмент структуры информа­ционной записи в приложении 4), устанавливается следующая структура и содержание информационной записи:

Пример формирования обязательного идентификационного поля, предназначенного для идентификатора записи: 160400590005040290186 Акт о прибытии переселенцев к месту вселения. РЗ.

Примечание. РЗ - разделитель поля, обозначаемый по ГОСТ 7.14-78.

В поле осязательных реквизитов предусматривается следующая структура и содержание информационной записи:

Пример (условным) формирования поля обязательных реквизитов:

ОРЭ2746118 РЭВНМЦентр Госкомтруда СССР РЭ1145 РЭ105043 Москва, 4-я Парковая ул., 29 РЭ07.02.86 10ч 30 м РЭ2119РЭ Зам. директора РЭ Петров РЭ161Э759РЗРГ

Примечание. РЭ - символ, используемый в качестве идентификатора, РГ - разделитель записи, обозначае­мый по ГОСТ 7.14-78.

Поле обязательных реквизитов в структуре информационной записи располагается перед разделителем записи - РГ (см. фраг­мент структуры информационной записи в приложении 4).

Если документ записан на нескольких машинных носителях, идентификационное поле и поле обязательных реквизитов распо­лагается на первом машинном носителе.

Размещение обязательных реквизитов на двух типах полей данных объясняется требованиями ГОСТ 6.10.3-83 по формирова­нию структуры информационной записи, на машинных носителях.

3.6. Месторасположение обязательных реквизитов в машино­граммах определяется государственными стандартами на УСД или отраслевыми нормативно-техническими документами.

4. ТРЕБОВАНИЯ К ДУБЛИКАТАМ И КОПИЯМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. На основе подлинников документов на машинных носите­лях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии, с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копии.

4.2. При создании дубликата или копии документа на машин­ном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнитель­ные реквизиты;

дата создания дубликата, копии;

код оператора, создавшего дубликат, копию.

Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:

П - подлинник,

Д - дубликат,

К - копия.

При записи информации на машинном носителе данные обо­значения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ.

4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий до­пускается применять обозначения, принятые в п. 4.2.

4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном по­рядке.

4.5. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их коли­чество в каждом конкретном случае принимается по согласованию сторон в Договоре или обязательном нормативном акте.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рекомендуемое

ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР ОБ ОБМЕНЕ ДОКУМЕНТАМИ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ

Настоящий договор между___________________________________

наименование организации-создателя документа (далее создатель)

В лице _______________________________________________________ ,

должность, фамилия, имя. отчество

действующего на основании____________________________________

устава, положения и т. д.

с одной стороны, и _____________________________________________

наименование организации - пользователя документа (далее пользователь)

в лице ________________________________________________________

должность, фамилия, имя. отчество

действующего на основании _____________________________________

устава, положения и т. д. с другой стороны, заключается о нижеследующем

1. Предмет договора

1.1.На основании настоящего Договора _______________________

наименование создателя

принимает на себя обязанность отправлять документы, созданные средствами вычислительной техники.

1.2.На основании настоящего Договора________________________

наименование пользователя

принимает на себя обязанность получать документы, созданные средствами вы­числительной техники.

1.3. Технические характеристики документов на машинных носителях должны соответствовать требованиям, установленным государственными стан­дартами ___________________

1.4. Кроме требований, перечисленных в п. 1.3 настоящего Договора, стороны уточняют следующие технические параметры документов, создавае­мых средствами вычислительной техники и используемых для информацион­ного обмена (см. пп. 1.10, 2.2, 2.13, 2.19, 4.5 настоящих методических указа­ний).

1.5. _______________________________________ ,________________

Далее в Договоре рекомендуется отражать вопросы, приведенные в при­ложении 2.

2. Ответственность сторон

2.1. За нарушение условий Договора стороны несут ответственность в соответствии с настоящим Договором.

2.2. В случае нарушения создателем или пользователем требований на­стоящего Договора, создатель или пользователь несет имущественную ответ­ственность за нарушение принятых обязательств.

2.3. Сторонами определяется имущественная ответственность за конкрет­ные виды нарушений принятых обязательств.

2.4. Уплата штрафных санкций не освобождает стороны от обязательств по Договору.

3. Срок действия договора и юридические адреса сторон

3.1. Срок действия настоящего Договора устанавливается с         по       

3.2.Адреса и реквизиты сторон:

«Создатель»                                        «Пользователь»

сокращенное             код по СООГУ    сокращенное            код по СООГУ

наименование                                      наименование

министерства                                      министерства

наименование             код по ОКПО    наименование             код по ОКПО

организации                                        организации

индекс                            почтовый       индекс                            почтовый

адрес                         код no СОАТО   адрес                         код по СОАТО

телетайп                    руководитель    телетайп                    руководитель

расчетный счет, отделение Госбанка  расчетный счет, отделение Госбанка

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, РЕКОМЕНДУЕМЫХ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В ДОГОВОР

1. Состав и содержание первичных документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители.

2. Виды машинных носителей, участвующих в обмене информацией вы­числительных центров министерств и ведомств.

3. Виды и размеры ответственности за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях.

4. Определение условий, позволяющих идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и досто­верность передачи информации.

5. Определение условий придания юридической силы документам на ма­шинных носителях, полученных в процессе автоматизированного решения задач.

6. Порядок и условия, обеспечивающие сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа.

7. Условия возврата документов на машинных носителях.

8. Условия передачи документов на машинных носителях.

9. Состав дополнительных реквизитов, необходимых для обмена докумен­тами на машинных носителях и требования к их применению.

10. Регламентация использования в обмене дубликатов или копий доку­ментов на машинных носителях и их количества.

11. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

ПРИМЕР ОПИСАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТА

НА МАГНИТНОЙ ЛЕНТЕ

Наименование документа, записанного на магнитной ленте (МЛ) _____

Версия операционной системы___________________________________

Метка тома____________________________________________________

Тип метки _____________________________________________________

(стандартная, нестандартная, без метки)

Имена и номера файлов (набора данных) _________________________

Формат записи_________________________________________________ .

(фиксированный, переменный неопределённый, сблокированный. несблокированный)

Структура записи[2]______________________________________________

Плотность записи информации на МЛ ____________________________ .

Упорядоченность записей _______________________________________

по какому реквизиту

Размер физического блока _____________________________________

Количество блоке и____________________________________________

Номер МЛ ____________________________________________________

Дата создания ленты ___________________________________________

(Допускается применение другой информации)

Примечание. Описание информационной характеристики необходимо осуществлять па бумаге формата A4 по ГОСТ 6.39-72.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Фрагмент структуры информационной записи по ГОСТ 6.10.3-83