Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
22 червня 2015 р. за N 736/27181

Правила
організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказами Міністерства юстиції України
від 12 червня 2018 року N 1827/5,
від 4 липня 2018 року N 2277/5,
від 21 квітня 2022 року N 1581/5,
від 19 травня 2023 року N 1927/5,
від 30 жовтня 2024 року N 3117/5

I. Загальні положення

1. Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - установи).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами.

2. У цих Правилах терміни вживаються в таких значеннях:

архів установи - структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;

архівний каталог (архівна картотека) - архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації;

архівний фонд - сукупність архівних документів установи, сформованих на підставі зв'язку між документами і (або) їх утворювачами;

бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування змінної інформації;

витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа;

відокремлений підрозділ - філія, представництво, відділення або інший відокремлений підрозділ, що не має статусу юридичної особи і здійснює свою діяльність від імені юридичної особи - резидента;

галузевий перелік документів - перелік видів документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності, зі строками їх зберігання;