ДСТУ 4423-2:2005 Информация и документация. Управление документацией. Часть 2. Практическое руководство (ISO/TR 15489-2:2001, MOD)

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Інформація та документація
КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ
Частина 2. Настанови

(ISO/TR 15489-2:2001, MOD)
ДСТУ 4423-2:2005

 

Київ
ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

РОЗРОБНИКИ: І. Антоненко, канд. іст. наук; О. Загорецька, канд. іст. наук; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розроблення)

2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від ЗО червня 2005 р. № 156 з 2007-01-01, зі зміною дати чинності згідно з наказом № 82 від 11 квітня 2007 р. (з 2007-10-01)

3 Національний стандарт відповідає міжнародному стандарту ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2 Настанови), окрім підпунктів 4.2.4.1, 4.2.4.З, 4.3.3, 4.3.9.З

Ступінь відповідності — модифікований (MOD)

Переклад з англійської (еn)

4 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

ЗМІСТ

Національний вступ

1 Сфера застосування

2 Політика та обов’язки

2.1 Вступ

2.2 Положення політики керування документаційними процесами

2.3 Обов'язки

2.3.1 Цілі визначання обов'язків та повноважень

2.3.2 Повноваження та обов’язки в межах організації

3 Стратегія, розробляння та впроваджування

3.1 Вступ

3.2 Розробляння та впроваджування документаційної системи

3.2.1 Загальні засади

3.2.2 Етап А. Попереднє дослідження

3.2.3 Етап В. Аналізування ділової діяльності

3.2.4 Етап С. Встановляння вимог до службових документів

3.2.5 Етап D. Оцінювання наявних систем

3.2.6 Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів

3.2.7 Етап F. Розробляння документаційної системи

3.2.8 Етап G. Впроваджування документаційної системи

3.2.9 Етап Н. Аналізування після впровадження системи

4 Документаційні процеси та їх контролювання

4.1 Вступ

4.2 Засоби

4.2.1 Основні засоби

4.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності

4.2.3 Словник

4.2.4 Номенклатура справ

4.2.5 Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки

4.3 Документаційні процеси

4.3.1 Вступ

4.3.2 Долучання службових документів

4.3.3 Реєстрування

4.3.4 Класифікування

4.3.5 Класифікування рівнів доступу та безпеки

4.3.6 Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування

4.3.7 Зберігання

4.3.8 Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням

4.3.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

5 Відстежування та здійснювання перевіряння

5.1 Загальні засади

5.2 Перевіряння відповідності

5.3 Сила доказовості

5.4 Відстежування продуктивності праці

6 Навчання

6.1 Вступ

6.2 Вимоги до навчальних програм

6.3 Персонал, який треба навчати

6.4 Навчання фахівців з керування документаційними процесами

6.4.1 Загальні засади

6.4.2 Методи навчання

6.5 Оцінювання та переглядання навчання

Додаток А Порівняння ISO 15489-1 та ISO 15489-2 у частині керування документаційними процесами

Додаток В Порівняння структурних елементів ISO 15489-2 та ISO 15489-1

Бібліографія

Покажчик

Додаток НА Національні стандарти України, згармонізовані з міжнародними стандартами

Додаток НБ Перелік національних відхилів та їх пояснення

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Інформація та документація. Керу­вання документаційними процесами. Частина 2. Настанови) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та доку­ментація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, ідентичних міжнародним стандартам, посилан­ня на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА. Міжнародний стандарт ISO 690-2:1997 «Information and documentation — Bibliographic references — Part 2: Electronic documents or parts thereof» («Інформація та документація. Бібліографічні посилання. Частина 2. Електронні документи та їхні частини»), на який є посилання в цьому стандарті, в Україні не згармонізовано.

До стандарту внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимо­гами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили долучено безпосе­редньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил». Повний перелік змін з обґрунтуванням наведено в національному додатку НБ.

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

—  слова «ця частина ISO/TR 15489» та «цей міжнародний стандарт» замінено на «цей стандарт»;

— у додатку «Бібліографія» наведено «Національне пояснення», виділене у тексті рамкою;

— матеріали «Покажчика» подано за українською абеткою;

—  структурні елементи стандарту: «Титульний аркуш», «Передмову», «Національний вступ», «Бібліографію» та «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на

— ISO 2788:1986, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4032-2001 (ISO 2788:1986);

— ISO 15489-1:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4428:2005.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ
КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ
Частина 2. Настанови

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Часть 2. Практическое руководство

INFORMATION AND DOCUMENTATION
RECORDS MANAGEMENT
Part 2. Guidelines

Чинний від 2007-10-01

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт — це настанови щодо упроваджування ISO 15489-1 для використовування фахівцями з керування документаційними процесами та особами, які керують службовими документами в своїх організаціях. Вони надають єдину методологію, що полегшить впроваджу­вання ISO 15489-1 в усіх організаціях, яким потрібно керувати своїми службовими документами. В них наведено огляд процесів та чинників, які треба враховувати організаціям, щоб запрова­дити керування документаційними процесами згідно з ISO 15489-1.

2 ПОЛІТИКА ТА ОБОВ’ЯЗКИ

2.1 Вступ

У розділі 6 ISO 15489-1 описано у загальній формі необхідність для організацій, які прагнуть відповідно до стандарту розробити політику керування документаційними процесами та визначити і запровадити для окремих працівників обов’язки, пов’язані з керуванням службовими докумен­тами. Цей стандарт надає додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та обов’язків, які треба визначити та запровадити.

2.2 Положення політики керування документаційними процесами

Організаціям треба розробити та задокументувати політику керування документаційними процесами, забезпечити її впроваджування та дотримування на всіх рівнях.

Виклад політики керування документаційними процесами — це виклад намірів. Політика визначає, що організація має намір зробити, та інколи містить короткий виклад програми і процедур для досягнення цих намірів. Проте сам по собі виклад програми не гарантує належного керування документаційними процесами; вирішальними для її успіху є схвалення та активне й реальне її підтримування вищим керівництвом, а також надання необхідних ресурсів для реалізування цієї політики. Отже, ефективний виклад політики визначить, яка особа з керівно­го складу несе головну відповідальність за керування документаційними процесами та здійснює контроль за виконанням політики і програм керування документаційними процесами,

Положення політики керування документаційними процесами мають містить посилання на інші програмні документи, пов’язані з інформацією, наприклад політику щодо інформаційних систем, інформаційної безпеки або керування ресурсами, але не дублювати їх. Вона має бути забезпечена процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують політику керування документаційними процесами.

Постійно треба заохочувати підтримування та схвалювання політики керування документаційними процесами всіма працівниками. Особливо важливо, щоб політика керування докумен­таційними процесами зобов’язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регуляторним, фіскальним, операційним потребам організації та її потребам в архівній (історичній) інформації. Також є важливим відстежування на відповідність політиці керування документаційними процесами.

2.3 Обов’язки

2.3.1 Цілі визначання обов’язків та повноважень

Головна ціль визначання обов’язків, повноважень та взаємозв’язків — встановити та підтри­мувати режим керування документаційними процесами, що відповідає потребам внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.

Точніше, визначання обов'язків, повноважень та взаємозв’язків має увійти до методики або правил ділової діяльності, які:

a) вимагають від працівників створювати службові документи, що належним чином докумен­тують ділову діяльність, в якій вони беруть участь, згідно з потребами основної діяльності та робочими процесами;

b) забезпечують створення інформаційними системами та системами обробляння даних, які забезпечують ділову діяльність, відповідних службових документів як частини забезпечування цієї діяльності;

c)  забезпечують прозорість процесів документування та відповідності документаційних систем протягом активного життя службових документів (документи, потрібні для здійснюван­ня поточних операцій і часто використовувані, зазвичай розміщують поряд з користувачем, якщо це фізичний документ, або надають його в режимі гарячої лінії через комп’ютерну систему);

d) забезпечують зберігання та збереженість службових документів протягом періоду потреби в них для організації та для зовнішніх зацікавлених сторін; архівних установ, дослідників і ауди­торів; та

e) забезпечують передавання документів на зберігання або вилучання для знищування лише відповідно до встановленого процесу експертизи.

2.3.2 Повноваження та обов'язки в межах організації

Організація визначає повноваження та обов'язки всіх працівників, що беруть участь в керу­ванні документаційними процесами. Це стосується таких категорій:

a) На вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності за забезпечення роз­робляння та впроваджування успішної програми керування документаційними процесами. Підтримування вищим керівництвом виявляється у наданні ресурсів нижчому рівню. Вище керів­ництво стимулює відповідність вимогам керування документаційними процесами у межах всієї організації.

b) Фахівці з керування документаційними процесами несуть основну відповідальність за впроваджування ISO 15489-1. Зокрема, вони розробляють загальну політику щодо керування документаційними процесами, процедури та стандарти для організації і запроваджують процеси, описані у розділі 4 ISO 15489-1.

c) Керівники виробничих підрозділів або організаційних відділів відповідають за те, щоб їхні працівники створювали та зберігали службові документи як невід’ємну частину своєї роботи, відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Вони забезпечують ресурсами, необхідними для керування документаційними процесами, та підтримують зв’язок із фахівцями з керування документаційними процесами з усіх питань, наведених у розділі 4 ISO 15489-1.

d) Інші працівники в організації мають специфічні обов’язки, пов’язані зі службовими доку­ментами. Зокрема, це стосується персоналу, відповідального за забезпечення збереженості, персоналу, відповідального за розробляння та впроваджування систем із застосуванням інфор­маційних та комунікаційних технологій, та персоналу, відповідального за дотримання відповід­ності вимогам.

е) Всі працівники створюють та зберігають документи як частину своєї повсякденної роботи і мають робити це відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Це також стосу­ється передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування лише згідно з наданими повноваженнями у цій сфері.

Коли розробники запроваджують програму керування документаційними процесами в органі­зації, важливо, щоб вони врахували норми, закладені у політиці організації.