Наказ від 11.11.2014 № 1886/5 Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
11 листопада 2014 р. за № 1421/26198

Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказами Міністерства юстиції України
від 14 жовтня 2022 року № 4527/5,
від 10 квітня 2025 року № 1019/5

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів

НАКАЗУЮ:

(преамбула із змінами, внесеними згідно з наказом
Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5)

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;

Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;

Вимоги щодо найменування файлів пакету документів у форматі контейнера ASiC (формат ZIP);

(пункт 1 доповнено новим абзацом четвертим згідно з
наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5)

Вимоги щодо найменування файлів електронних реєстрів файлів архівних електронних справ;

(пункт 1 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з
наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5)

Вимоги щодо найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання;

(пункт 1 доповнено новим абзацом шостим згідно з
наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5,
у зв'язку з цим абзаци четвертий - одинадцятий
вважати відповідно абзацами сьомим - чотирнадцятим)

Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;

Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;

Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;

Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ;

(абзац чотирнадцятий пункту 1 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5)

Вимоги до структури та змісту XML-схеми акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання;

(пункт 1 доповнено новим абзацом п'ятнадцятим згідно з
наказом Міністерства юстиції України від 10.04.2025 р. № 1019/5)

Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного реєстру файлів архівних електронних справ зберігання.

(пункт 1 доповнено новим абзацом шістнадцятим згідно з