ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНА СПРАВА
Терміни та визначення понять

ДСТУ 2732:2004

Київ
ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ
2005

ПЕРЕДМОВА

1 ВНЕСЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

ВНЕСЕНО: Державний комітет архівів України

РОЗРОБНИКИ: О. Загорецька; Л. Драгомірова; Л. Кузнецова; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розробки); С. Лозова; А. Маньковський, канд. екон. наук; Н. Христова, канд. іст. наук; А. Шурубура, канд. хім. наук

2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстацдарту України від 28 травня 2004 р. № 97

3 НА ЗАМІНУ: ДСТУ 2732-94

ЗМІСТ

Вступ

1 Сфера застосування

2 Загальні пояснення

3 Загальні поняття

4 Діловодство

4.1 Документування управлінської інформації

4.2 Організація роботи зі службовими документами

5 Архівна справа

5.1 Складники та формування Національного архівного фонду України

5.2 Забезпечування збереженості та облік архівних документів

5.3 Науково-інформаційна діяльність архіву

Додаток А Абетковий покажчик українських термінів

Додаток Б Абетковий покажчик англійських термінів

Додаток В Абетковий покажчик російських термінів

Додаток Ґ Юридичні терміни, використані у визначеннях понять стандарту

Додаток Д Бібліографія

ВСТУП

Цей стандарт розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначання, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діло­водства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та до­кументації. З іншого боку, до стандарту внесено тільки основні лексичні одиниці, пов'язані з теоріею та технологією діловодства й архівної справи, а визначення понять ґрунтується пере­важно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в за­значених сферах діяльності. У стандарті немає термінів, що належать до Інших галузей знань, зокрема інформатики (наприклад, поняття процесів електронного документування та електрон­ного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного циклу в цілому (наприклад, з   класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства (на­приклад, що стосуються науково-технічної, картографічної, гідрометеорологічної та Інших систем документації).

Усі терміни, похідні від терміна «документ», розглядають як неопубліковані документи (тобто такі, що не є видання, їхні частини чи інші види тиражованих друком документів для їх масово­го розповсюджування), оскільки саме вони є головні об’єкти діловодства й архівної справи. Термін «установа» у визначеннях понять стандарту прийнято як умовну познаку органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНА СПРАВА
Терміни та визначення понять

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения понятий

RECORDS MANAGEMENT AND AFFAIRS ARCHIVAL
Terms and definitions

Чинний від 2005-07-01

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи.

1.2 Терміни, встановлені цим стандартом, треба застосовувати в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Для наукової, навчально-методичної та публіцистичної літератури терміни цього стандарту — реко­мендовані.

1.3 Положення стандарту чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ» організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-техніч­них та інженерних товариств

2 ЗАГАЛЬНІ ПОЯСНЕННЯ

2.1 Для кожного поняття встановлено один, а в окремих випадках — два застандартовані терміни (наприклад, діловодство та справочинство). Проте, використовуючи застандартовані терміни, у межах одного документа треба вживати лише один із термінів-синонімів.

2.2 Застандартовані терміни та скорочення надруковано прямим напівгрубим шрифтом. Не дозволені для вживання терміни надруковано світлим курсивом з познакою (Нд).

2.3 Частину терміна у круглих дужках, подану прямим напівгрубим шрифтом, можна не вжи­вати, якщо це не призводить до неоднозначного прочитання положень і вимог нормативного документа.

2.4 Усі наявні в терміностатті короткі форми терміна (утворювані випусканням частини тер­міна у круглих дужках, ініціальні абревіатури та поєднання ініціальних абревіатур з іншими сло­вами багатослівного терміна) в абеткових покажчиках розміщено окремими рядками.

2.5 Подані після терміна в круглих дужках прямим світлим шрифтом пояснення, які уточню­ють сферу його застосовування, не є частини термінів. В абетковому покажчику (додаток А) їх не наведено.

2.6 Наявність квадратних дужок у терміностатті означає, що в ній суміщено два терміни, які мають спільні терміноелементи.

В абетковому покажчику ці терміни подано окремо із зазначенням номера тієї самої тер­міностатті.

2.7 Використовуючи встановлені цим стандартом терміни в інших документах, ЇХ можна, за потреби, змінювати, подаючи окремі слова багатослівних термінів згідно з усіма властивими цим словам граматичними категоріями чи замінюючи ці слова займенниками згідно э конструкцією речення (наприклад: «цінність документів» — «їх цінність»; «користування архівними докумен­тами» — «користування ними»). У цьому разі зміни не повинні порушувати значення термінів, встановлених стандартом.

2.8 Подаючи встановлені цим стандартом визначення понять у інших документах, за потреби, їх можна змінювати, вводячи до них похідні ознаки, розкриваючи зміст поняття, зазначаючи об'єкти, що належать обсягові виозначуваного поняття. У цьому разі зміни не повинні порушувати обся­гу і змісту понять, виозначених у стандарті.

2.9 Встановлені цим стандартом терміни за першого вживання у визначеннях інших термінів виділено підкресленням.

2.10 У стандарті як довідкові подано англійські (еn) та російські (ги) терміни-відповідники застандартованих термінів (додатки В, В), узяті з міжнародних стандартів та наукової літератури. У разі відсутності унормованого чи сталого вживання іншомовних термінів у спеціальній літера­турі термін-вгдловідник у стандарті не наведено.

2.11 Юридичні терміни, вжиті у визначеннях понять стандарту, подано в додатку Г.

2.12 Бібліографічні джерела іншомовних відповідників наведено в додатку Д.

БІБЛІОГРАФІЯ

1 Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упоряд. К. Є. Новохатський, К. Т. Селіверсто- на, Н. і. Гончарова та ін. — К., 1998. — 106 с.

2 Банасюкевич В. Д._г Елпатьевский А. В., Ларин М. В. Российское и советское архивоведе­ние: попытка сравнительного анализа // Архивоведение и источниковедение отечественной ис­тории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на третьей Всерос. конф. / ВНИИДАД. — М., 1999. — С. 8—19.

3 Гредасова Н. И.» Репуло Л. В. Англо-русский словарь архивной терминологии / РГГУ. — М., 1992. — 187 с.

4 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487-83. — М.: Гос­стандарт СССР, 1984. — 12 с.

5 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98. — М.: Госстандарт России, 1998. — 8 с.

6 Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. — К.: Держстандарт України, 2000. — 8 с.

7 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. — К.: Держстандарт України, 2000. — 9 с.

8 Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. — К.: Держстандарт Ук­раїни, 1999. — 50 с.

9 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. — К.: Держстандарт України, 1994 — 33 с.

10 Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Науч. книга, 1998. — 137 с.

11 Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА, 1999. — 575 с.

12 Пшенко А. В. Норма и практика оформления управленческих документов //Документ в административных структурах: Тез. докл. на Междунар. конф. — М., 1995. — С. 8—11.

13 СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения: ГОСТ Р 7.69*95. — М.; Госстандарт России, 1996. — 6 с.

14 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения: ГОСТ 7.48-2002 / Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. — Минск, 2002. — 7 с.

15 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М.: ВНИИДАД, 1982. — Вып. 1. — 445 с.

16 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М.: ВНИИДАД, 1988. — Вып. 2. — 317 с.

17 Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие. — М.: МГИАИ, 1990. —136 с.

18 Dictionary of archival terminology: ICA Handbook series. Vol. 3 / International council on archives. — Mbnchen-New York-London-Paris: K. G. Saur, 1984. — 221 p.

19 Information and documentation. Records management: ISO 15489-1:2001. Part 1: General. — Printed in Switzerland. — 19 p. (V).

(Інформація та документація. Керування документацією: ISO 15489-1:2001. Част. 1: Основні положення).

20 Information and documentation: Vocabulary: ISO 5127:2001. — Printed in Switzerland. —152 p. (V) (Інформація та документація: Словник: ISO 5127:2001).